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Inicio de fórmula

 Lic : Susana Ma Rodriguez.

TEMA MENÚ DE FÓRMULA,:

PARTE #5

Comprobación   de errores, evaluar fórmulas, ventana de inspección y opciones para el cálculo. 

 

  Comprobación de errores:

Comprobación de Errores en Excel

En un artículo anterior hable de los Tipos de Errores en Excel 2010. En esta ocasión compartiré encontrar errores de fórmulas y como auditarlas utilizando el botón de Comprobación de errores que se encuentra en la pestaña Fórmulas en el grupo de Auditaría de fórmulas

En el ejemplo de la imagen abajo podemos ver que en la hoja de cálculo existen 3 errores y cuando hacemos clic en el botón de Comprobación de errores se despliega un cuadro con el mismo nombre el cual veremos con más detalle como utilizar para auditar nuestras fórmulas con errores.

 

Clic en la imagen para ver mejor

El cuadro de Comprobación de Errores

Nos informa en que celda se encuentra el error, el tipo de error "Error de división entre cero" y los botones de comprobación que más abajo explicaré cada uno de ellos.

 

Cuadro de comprobación de errores

Explicación de cada uno de los botones del cuadro de comprobación de errores

Ayuda sobre este error

Como su nombre lo indica al hacer clic en él nos remite a la ayuda oficial de Excel sobre el tipo de error en nuestro caso el de la celda B3 #!DIV/0

 

Evaluar fórmula

Mostrar pasos de cálculo

Al hacer clic en este botón activa el cuadro de Evaluar fórmula.

Al hacer clic en el botón de Evaluar presenta paso a paso como se calcula la fórmula con el fin de hallar el error.

Omitir Error.

Si consideramos que el dicho error no lo es entonces podemos hacer clic en el botón de Omitir error que se encuentra en el cuadro de Comprobación de errores para que Excel no lo siga marcando como error.

Nota: si queremos deshacer esta opción de omitir error entonces debemos de hacer clic en el botón de opciones y seguido el botón de Restablecer errores omitidos. Esta imagen corresponde a la ruta Archivo - Opciones - Formulas

 

Modificar en la barra de fórmulas

Al hacer clic en este botón Excel nos remitirá a la barra de fórmulas para editar la ecuación. Es el mismo efecto que seleccionar la celda con el error y hacer clic en la tecla de función F2

EVALUAR FÓRMULAS

Existe una herramienta en Excel que nos permite calcular el total de una fórmula obteniendo el resultado de cada una de sus partes paso a paso. Esto nos ayudará a detectar fácilmente cualquier problema en nuestras fórmulas.

EVALUAR FÓRMULAS EN EXCEL PASO A PASO

Lo primero que debes hacer es seleccionar la celda que contiene la fórmula que deseas evaluar y posteriormente hacer clic sobre el botón Evaluar fórmula que se encuentra en la ficha Fórmulas dentro del grupo Auditoría de fórmulas.

 

Se mostrará el cuadro de diálogo Evaluar fórmula y en el cuadro Evaluación se mostrará la fórmula que será evaluada.

 

Observa que la primera operación dentro de la fórmula aparece subrayada. Esto indica que al pulsar el botón Evaluar se calculará el resultado de dicha operación. Al hacer clic en Evaluar se reemplaza el texto de la fórmula por su resultado:

 

De esta manera puedes hacer clic en Evaluar tantas veces como sea necesario hasta obtener el resultado final de la fórmula. Otra característica especial de esta funcionalidad es que al encontrarse con una referencia a una celda se habilita el botón Paso a paso para entrar. En este ejemplo, al encontrarse con la celda A7 se habilita dicho botón.

 

Al hacer clic sobre el botón Paso a paso para entrar, Excel “investigará” cómo es calculado el valor de la celda y lo mostrará en un recuadro por debajo.

 

En este ejemplo Excel ha descubierto que la celda A7 contiene el valor 418. Para continuar con la evaluación de la fórmula superior solamente debes hacer clic en el botón Paso a paso para salir. Ahora observa lo que muestra Excel al evaluar la celda A8 de la fórmula:

 

En este caso la ceda A8 es una celda que contiene una fórmula y Excel nos da la oportunidad de evaluar también dicha fórmula con el botón Paso a paso para entrar. De esta manera puedes llegar a todos los niveles de cálculo involucrados en cualquier fórmula.

No solamente podremos encontrar fácilmente los errores en nuestras fórmulas al utilizar esta funcionalidad de evaluación sino que también entenderemos mejor la manera en que Excel está realizando el cálculo de la fórmula.

EVALUAR FÓRMULAS

Existe una herramienta en Excel que nos permite calcular el total de una fórmula obteniendo el resultado de cada una de sus partes paso a paso. Esto nos ayudará a detectar fácilmente cualquier problema en nuestras fórmulas.

EVALUAR FÓRMULAS EN EXCEL PASO A PASO

Lo primero que debes hacer es seleccionar la celda que contiene la fórmula que deseas evaluar y posteriormente hacer clic sobre el botón Evaluar fórmula que se encuentra en la ficha Fórmulas dentro del grupo Auditoría de fórmulas.

 

Se mostrará el cuadro de diálogo Evaluar fórmula y en el cuadro Evaluación se mostrará la fórmula que será evaluada.

 

Observa que la primera operación dentro de la fórmula aparece subrayada. Esto indica que al pulsar el botón Evaluar se calculará el resultado de dicha operación. Al hacer clic en Evaluar se reemplaza el texto de la fórmula por su resultado:

 

De esta manera puedes hacer clic en Evaluar tantas veces como sea necesario hasta obtener el resultado final de la fórmula. Otra característica especial de esta funcionalidad es que al encontrarse con una referencia a una celda se habilita el botón Paso a paso para entrar. En este ejemplo, al encontrarse con la celda A7 se habilita dicho botón.

 

Al hacer clic sobre el botón Paso a paso para entrar, Excel “investigará” cómo es calculado el valor de la celda y lo mostrará en un recuadro por debajo.

 

En este ejemplo Excel ha descubierto que la celda A7 contiene el valor 418. Para continuar con la evaluación de la fórmula superior solamente debes hacer clic en el botón Paso a paso para salir. Ahora observa lo que muestra Excel al evaluar la celda A8 de la fórmula:

 

 este caso la ceda A8 es una celda que contiene una fórmula y Excel nos da la oportunidad de evaluar también dicha fórmula con el botón Paso a paso para entrar. De esta manera puedes llegar a todos los niveles de cálculo involucrados en cualquier fórmula.

No solamente podremos encontrar fácilmente los errores en nuestras fórmulas al utilizar esta funcionalidad de evaluación sino que también entenderemos mejor la manera en que Excel está realizando el cálculo de la fórmula.

Ventana de inpección:

 La ventana Inspección es una forma útil de inspeccionar, auditar o confirmar cálculos de la fórmula y resultados en hojas de cálculo de gran tamaño. ... La barra de herramientas hace un seguimiento de las siguientes propiedades de una celda: libro, hoja, nombre, celda, valor y fórmula.

LA VENTANA DE INSPECCIÓN DE EXCEL

La ventana de inspección de Excel nos ayuda a supervisar los valores de determinadas celdas de manera que siempre tengamos a la vista su resultado aun cuando estemos trabajando en múltiples hojas.

En la siguiente imagen podrás observar un reporte de ventas del año anterior. Deseo poner especial atención a las ventas del Producto 3 cuyo resultado depende de los datos de otra hoja.

 

Si deseo monitorear el valor de la celda D13 debo hacer lo siguiente. En la ficha Fórmulas, dentro del grupo Auditoría de fórmulas, debo hacer clic en el botón Ventana Inspección.

 

Se mostrará la ventana de inspección y debo hacer clic en el botón Agregar inspección el cual me permitirá seleccionar las celdas que deseo inspeccionar:

 

Al pulsar el botón Agregar se insertará  un nuevo elemento en la lista de celdas inspeccionadas:

 

MONITOREAR VALORES EN LA VENTANA DE INSPECCIÓN

Para continuar con el ejemplo, seleccionaré ahora la hoja “Diciembre-Producto 3” y en la siguiente animación podrás observar que conforme introduzco nuevos valores a las celdas de los últimos tres días del año. La ventana de inspección mostrará el resultado actualizado de la celda D13 (de la hoja “Reporte Ventas”) para cada cambio que realice:

 

De esta manera podemos agregar todos los elementos de inspección que necesitemos observar mientras trabajamos con Excel. Al momento de guardar el archivo se guardará también la información de los elementos que hayamos agregado a la ventana de inspección y se volverán a mostrar cuando abramos de nuevo el libro.

MOVER LA VENTANA DE INSPECCIÓN

La ventana de inspección estará visible todo el tiempo sobre las hojas de Excel pero en ocasiones eso puede impedir que tengamos una visibilidad completa de todas las celdas. En este caso podemos mover la ventana de inspección por debajo de las hojas.

 

Solamente arrastra la barra de título de la ventana de inspección hacia la barra de estado y Excel la ajustará a la nueva posición. De igual manera puedes colocar la ventana de inspección por arriba de la barra de fórmulas.

Si las celdas no están visibles en una hoja de cálculo, puede verlas con sus fórmulas en la barra de herramientas de la ventana Inspección. La ventana Inspección es una forma útil de inspeccionar, auditar o confirmar cálculos de la fórmula y resultados en hojas de cálculo de gran tamaño. Mediante la ventana Inspección, no es necesario desplazarse repetidamente o ir a diferentes partes de la hoja de cálculo.

Esta barra de herramientas se pueden mover o acoplado como cualquier otra barra de herramientas. Por ejemplo, se puede acoplar en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas hace un seguimiento de las siguientes propiedades de una celda: libro, hoja, nombre, celda, valor y fórmula.

Nota: Solo puede tener una inspección por celda.

Agregar celdas en la ventana Inspección

Importante: En un equipo Mac, realice el paso 2 de este procedimiento antes de realizar el paso 1. es decir, haga clic en inspección de ventana y seleccione las celdas que quiera ver.

1. Seleccione las celdas que desee desbloquear.

Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con fórmulas, en la pestaña Inicio , en el grupo edición , haga clic en Buscar & reemplazar, haga clic en ir a especialy, a continuación, haga clic en fórmulas.

2. En el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en ventana Inspección.

 

3. Haga clic en Agregar inspección   .

4. Haga clic en Agregar.

 

5. Arrastre la Ventana Inspección a la parte superior, inferior, izquierda o derecha de la ventana.

6. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de la columna.

7. Para mostrar la celda a la que se refiere una entrada de la barra de herramientas de ventana Inspección, haga doble clic en la entrada.

Nota: Las celdas que contienen referencias externas a otros libros se muestran en la barra de herramientas de la ventana Inspección solo cuando el otro libro está abierto.

Principio de página

Quitar las celdas de la ventana Inspección

1. Si la ventana Inspecciónbarra de herramientas no se muestra, en la pestaña Fórmulas del grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en ventana Inspección.

2. Seleccione las celdas que desea quitar.

 

Para seleccionar varias celdas, presione Ctrl y haga clic en las celdas.

3. Haga clic en eliminar inspección   .

  

CONFIGURAR EL CÁLCULO AUTOMÁTICO DE FÓRMULAS EN EXCEL

Tal vez te haya sucedido alguna vez que, después de modificar el valor de las celdas involucradas en el cálculo de una fórmula, el resultado no se modifica. Cuando esto sucede pensamos que algo anda mal con Excel pero en realidad se debe a la configuración del cálculo automático de fórmulas.

Para dejar en claro a lo que me refiero, quiero que observes con detenimiento la siguiente animación. La celda C1 contiene la fórmula =A1 + B1 y normalmente esperamos que Excel actualice el resultado si modificamos el valor de la celda A1 o el valor de la celda B1, pero observa lo que sucede en este ejemplo:

 

La razón por la que la celda C1 no se actualiza, es porque el cálculo de fórmulas está configurado como manual y la única manera de actualizar el resultado es pulsando la tecla F9. Para regresar a un cálculo automático de fórmulas debemos ir a la ficha Fórmulas y dentro del grupo Cálculo pulsar el botón Opciones de cálculo y seleccionar la opción Automático:

 

De esta manera el resultado de la celda C1 se actualizará automáticamente al momento de cambiar el valor de cualquiera de las celdas que forman parte del cálculo.

OPCIONES DE CÁLCULO EN EXCEL

En el ejemplo anterior mostré dos de las opciones de cálculo que existen en Excel: Manual y Automático. Sin embargo, existen en total 4 opciones de cálculo en Excel que describiré a continuación:

• Automático: Excel calcula automáticamente el resultado de cualquier fórmula del libro al momento exacto en que se cambia cualquier valor que afecta el resultado de una fórmula. Este es el comportamiento predeterminado de Excel.

• Automático excepto para tablas de datos: Se calculan automáticamente todas las fórmulas del libro excepto las tablas de datos. Para actualizar una tabla de datos será necesario seleccionar las fórmulas de la tabla y pulsar la tecla F9.

• Manual: Excel no realizará ningún cálculo de fórmulas hasta que se pulse la tecla F9. Si el libro de Excel es guardado sin haber pulsado la tecla F9, la siguiente vez que se abra el libro de Excel las fórmulas seguirán desactualizadas y será necesario pulsar F9 para actualizar los cálculos.

• Volver a calcular libro antes de guardar: Esta es una opción del cálculo Manual que nos permite indicar a Excel que actualice las fórmulas justo antes de guardar el libro (aunque no se pulse la tecla F9).

Todas estas Opciones de cálculo las podemos acceder en la ficha Archivo > Opciones > Fórmulas:

 

Adicionalmente, tal como lo vimos en el primer ejemplo, en la ficha Fórmulas se encuentra el grupo Cálculo donde encontraremos los siguientes botones:

 

• Opciones para el cálculo: al pulsar este botón se mostrarán las opciones Automático, Automático excepto en las tablas de datos, Manual.

• Calcular ahora. Este botón equivale a pulsar la tecla F9 y realiza el cálculo de las fórmulas de todo el libro. Recuerda que esta opción solo es necesaria si se ha elegido un cálculo de tipo Manual.

• Calcular hoja. Solo realiza el cálculo de las fórmulas de la hoja actual. Equivale a pulsar la combinación de teclas Mayús + F9.

ACELERAR EL TRABAJO CON UN LIBRO DE EXCEL

Probablemente estarás preguntándote porqué razón querrías seleccionar una opción de cálculo diferente a Automático.

Cuando un libro de Excel tiene grandes cantidades de datos y fórmulas, llega el momento en que al cambiar el valor de una sola celda ocasionará que Excel tome varios segundos (o hasta minutos) en recalcular todas las fórmulas involucradas.

Cuando has llegado a una situación crítica como la descrita, el cálculo Automático comenzará a ocasionar muchos problemas y será mejor alternativa elegir una opción de cálculo diferente.

La opción Automático excepto para tablas de datos es generalmente utilizada cuando tienes un libro de Excel que hace un uso exhaustivo de las herramientas de Análisis Y si. Cuando se utilizan este tipo de herramientas los resultados son depositados en tablas de datos y por lo tanto hace sentido utilizar esta opción.

Si no tienes un caso particular como el descrito anteriormente, entonces la opción de cálculo Manual será la opción adecuada para esos casos en los que Excel está tomando demasiado tiempo al realizar el cálculo automático de fórmulas.

Aunque tal vez no te hayas encontrado todavía en una situación crítica que presente este tipo de problemas, lo mejor es estar prevenido e informado de manera que cuando llegue el momento puedas configurar el cálculo automático de fórmulas en Excel y acelerar el trabajo con tu libro.

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